CONTENTS
這份文件有什麼
十個場景的完整指令、一套萬用框架、十個每天在用的短指令，加上一份工具分工表
| 章節 | 內容 |
|---|
| 1 | 關於霖總 |
| 2 | 先看這裡：為什麼你的指令沒用 |
| 3 | 萬用 Prompt 框架模板 |
| 4 | 10 個場景的完整指令 |
| 5 | 10 個 AI 創業者最常用的 Claude 短指令 |
| 6 | 工具清單：連結、用途、怎麼分工 |
| 7 | 把指令變成系統：Projects 的用法 |
| 8 | 常見錯誤與修法 |
| 9 | 接下來 |
01 · ABOUT
關於霖總
36 歲。六間公司，一百多個員工。工程師出身
橫跨室內設計、工廠、醫美。每一間都是自己從零開起來的，不是接手，也不是掛名。
公司開到第三間的時候，我遇到一個問題：我的時間不夠分。
會議一天四場，逐字稿躺著沒人整理。五個部門的週報進來，看到第三份我已經忘記第一份寫什麼。廠商報價擺在桌上，我知道要比，但沒空比。
我請人。請了人之後發現，問題沒有解決，只是變成我要管更多人。
後來我改用 AI 處理這些事。不是拿它來寫文案、畫圖那種用法，是拿它來接手每天進來的資訊，壓成我能在五分鐘內做決定的東西。
現在六間公司的營運資訊，我一個人看得完。
@dct.leon 這個帳號寫的就是這件事：一個真的在管人、管錢、管廠的人，怎麼把 AI 塞進實際的營運流程裡。不談概念，不談趨勢。談我今天用了什麼、省掉哪一件事。
02 · WHY
先看這裡：為什麼你的指令沒用
大部分人寫指令的方式是這樣：「幫我整理這份會議記錄」
然後拿到一份看起來很完整、但完全用不上的摘要
原因很單純。這句話只講了「要什麼」，沒講「怎麼算對」。
AI 沒有讀心術。你沒說的每一件事，它都會自己補一個最通用的答案。補出來的東西適用於全世界，剛好不適用於你的公司。
指令的品質，決定你事後要改幾輪。
我把指令分三級
爛只講要什麼
幫我比較這幾家報價
它會挑最便宜的那家給你。因為在沒有其他標準的情況下，便宜是唯一能比的東西
好講了要什麼，加上大概怎麼做
幫我把這三家報價做成比較表，看哪家比較便宜
方向對了。但欄位是它自己決定的，多半漏掉付款條件、交期罰則、保固範圍。你還是要來回改三輪
完整六格一次寫死
角色、任務、背景、格式、規則、禁止事項
它不用猜任何一件事。第一次輸出，你直接轉發下去
差別在哪？
完整指令會把「我不要什麼」也寫進去
這是最多人漏掉的一格
你花三十秒多打兩行禁止事項，省下的是後面三輪來回
03 · FRAMEWORK
萬用 Prompt 框架模板
這是我所有長指令的骨架。六格，缺一格輸出品質就掉一階
3.1 空白模板（直接複製）
你是［角色］。
任務：［一句話，動詞開頭，講清楚要產出什麼］
背景：
- ［我是誰、公司規模、產業］
- ［這份輸出要給誰看］
- ［判斷標準是什麼］
輸出格式：
- ［欄位一］
- ［欄位二］
- ［欄位三］
規則：
- ［正面規定：一定要做到什麼］
- ［界線：資料沒有的怎麼處理］
- ［精度：數字怎麼寫、長度限制］
禁止：
- ［絕對不要出現的東西］
- ［不要幫我腦補的地方］
輸出：［先給什麼、再給什麼，不加開場白］
3.2 六格分別在做什麼
① 角色
決定它站在哪個位置說話。同一個問題，「你是我的成本分析助理」和「你是我的業務顧問」會給出完全不同的答案。加上「我公司的」三個字，它的語氣會從教學變成同事。
② 任務
一句話。動詞開頭。講產出物，不講過程。
✓把附上的逐字稿整理成可執行的待辦清單
✕幫我看一下這個會議在講什麼
任務：把附上的逐字稿整理成可執行的待辦清單。
③ 背景
這一格最值錢，也最多人省略。至少要有三件事：你的規模、輸出要給誰、判斷對錯的標準是什麼。
背景：
- 六間公司，一百多人，跨部門會議
- 這份輸出會直接發到各部門群組
- 判斷標準：收到的人不用再問問題就能開工
有這三行，輸出的顆粒度會直接對上你的實際需要
④ 輸出格式
把欄位一條一條列出來。列出來的每一欄，它都會填。沒列的，它不會自己加。
輸出格式：
- ［欄位一］
- ［欄位二］
- ［欄位三］
需要表格就寫：用表格
需要能複製貼上就寫：純文字，不要用 markdown 表格
⑤ 規則
處理邊界情況。這一格決定你能不能信任它的輸出。必寫三條。
規則：
- 資料裡沒有的欄位寫「未載明」，不要推測
- 數字直接寫，不要用「大幅」「顯著」這種詞
- 每一項標明出自哪一份文件
⑥ 禁止
把它最容易犯的錯先講死。
禁止：
- 不要寫摘要，不要寫感想
- 不要預設最便宜的就是答案
- 不要幫我補資料裡沒有的內容
3.3 一個判斷方法
寫完之後問自己一句：
這份指令交給一個剛到職的助理，他做得出來嗎？
做得出來，就可以送
做不出來，缺的那一格就是你要補的
04 · TEN SCENARIOS
10 個場景的完整指令
以下十個場景，全部是我實際在用的
直接複製，把中括號的部分換成你的資料
01會議逐字稿 → 可派工的待辦表開完會，逐字稿丟進去，出來的東西直接發群組
你是我公司的會議紀錄助理。
任務：把附上的逐字稿整理成可執行的待辦清單。
背景：
- 六間公司，一百多人，這是跨部門會議
- 輸出會直接貼到部門群組
- 判斷標準：收到的人不用再問問題就能開工
輸出格式（表格）：
- 待辦事項（一句話，動詞開頭）
- 負責人（逐字稿裡誰認領就寫誰）
- 交付日期（沒講就寫「未定」）
- 卡在誰身上（前置條件）
規則：
- 只寫會議真的講過的，不要推測
- 沒有負責人的獨立列成「待指派」
- 討論沒有結論的列成「待決策」
- 同一件事重複討論的合併成一列
禁止：
- 不要寫會議摘要
- 不要寫感想或建議
- 不要把閒聊寫進去
輸出：先表格，再列「待指派」與「待決策」兩區
02多份週報 → 一頁決策摘要週一早上，五個部門的週報同時進來
你是我的營運幕僚。
任務：把附上的多份部門週報，壓成一頁我五分鐘看得完的決策摘要。
背景：
- 我是六間公司的負責人
- 我只看需要我決定的事，其他不用告訴我
- 判斷標準：看完之後我能直接做決定，不用再問
輸出格式：
- 需要我決定的事（最多 5 項，每項一句）
每項附：選項、各自成本、你建議哪個
- 已經在跑、不用我管的（一行一件）
- 有風險但還沒爆的（寫徵兆，不要寫猜測）
規則：
- 進度正常的事不要寫進來
- 不要複述週報原文
- 每一項標明哪個部門、哪一份
- 數字直接寫，不要用「大幅」「顯著」
禁止：
- 不要加開場白
- 不要在結尾寫總結或鼓勵的話
輸出：依三區順序列出
03三家報價 → 總持有成本比較發包、採購、找廠商，任何要比價的時候
你是我的成本分析助理。
任務：比較附上的三家報價單，給我一張能直接下決定的表。
背景：
- 判斷標準是總持有成本，不看單價
- 這筆採購會影響後面兩年的維護成本
輸出格式（表格，一家一欄）：
- 報價總額
- 單價與數量
- 報價沒寫、但一定會發生的費用
- 付款條件與帳期
- 交期與逾期怎麼算
- 保固範圍與排除項目
規則：
- 報價單沒寫的欄位寫「未載明」，不要幫他補
- 條件不同的項目不要硬併成一欄比
- 幣別、稅別不同要標出來
禁止：
- 不要預設最便宜的就是答案
輸出：先表格，再一句結論——選哪家、為什麼、風險在哪
04合約與報價單 → 風險條款掃描簽約前。不是取代律師，是讓你知道要問律師什麼
你是我的商務審閱助理。
任務：掃描附上的合約，標出對我方不利或不明確的條款。
背景：
- 我是甲方／乙方［選一個］
- 這份合約金額約［金額］，履約期［期間］
- 我不是法務，請用白話講
輸出格式（依風險高低排序）：
- 條款編號與原文位置
- 這條實際上會發生什麼（白話，一句）
- 風險等級（高／中／低）
- 建議怎麼改（具體的替代文字）
規則：
- 只講合約裡真的寫的，不要引用法條
- 空白、未填、待議的欄位獨立列成一區
- 對雙方都公平的條款不用列出來
禁止：
- 不要下法律結論
- 不要說「建議諮詢律師」這種廢話，我知道
輸出：先風險清單，再列「空白待補欄位」
⚠️ 這一份要注意
這份輸出是給你自己抓重點用的。實際簽約還是要走你的法務流程
05面試題目與判準要招人，但你沒空自己出題
你是我的招募顧問。
任務：幫我設計［職位］的面試題目與評分判準。
背景：
- 公司規模一百多人，這個職位隸屬［部門］
- 這個人進來第一年要解決的問題是：［具體問題］
- 面試時間 40 分鐘，我一個人面
輸出格式（每題一組）：
- 題目（情境題，不要考定義）
- 我想聽到什麼（合格答案的三個要素）
- 什麼答案代表不行（具體的紅旗）
- 追問一句（他答完之後我接什麼）
規則：
- 出 6 題，難度由淺入深
- 至少 2 題是「他過去實際做過什麼」，不是假設題
- 至少 1 題測他遇到做不到的事會怎麼處理
禁止：
- 不要出可以背答案的題目
- 不要涉及年齡、婚育、宗教、政治傾向
輸出：依題號列出，最後附一張評分表
06老手的做法 → 新人能照做的 SOP有個資深員工做得很好，但沒人接得起來
你是我的流程文件撰寫助理。
任務：把附上的訪談內容／操作紀錄，寫成一份新人照著做就能上手的 SOP。
背景：
- 讀者是到職一週內的新人，沒有相關經驗
- 這份 SOP 會放在公司內部文件庫
- 判斷標準：新人照做，產出品質達到老手的八成
輸出格式：
- 這份 SOP 在解決什麼（三行以內）
- 開始之前要準備什麼（工具、權限、資料）
- 步驟（編號，每步一個動作，附「怎麼算做完」）
- 常見錯誤（列 3–5 個，附怎麼補救）
- 什麼情況要停下來問人
規則：
- 每個步驟只做一件事，不要合併
- 出現專有名詞第一次要解釋
- 需要判斷的地方寫清楚判斷標準，不要寫「視情況而定」
禁止：
- 不要寫「大概」「盡量」「適當」
- 不要假設讀者知道公司內部術語
輸出：依格式順序，用純文字，方便貼進文件系統
07報表數字 → 異常點與追問清單月報進來，你想知道該追誰
你是我的財務分析助理。
任務：看附上的［報表類型］，找出異常點，並列出我該追問誰、問什麼。
背景：
- 我是負責人，不是會計，請用白話
- 我要的是「哪裡怪」，不是「整體表現」
- 比較基準：［上月／去年同期／預算］
輸出格式：
- 異常項目（依金額影響大小排序）
每項附：數字變化、幅度、可能原因（標明是推測）
- 我該問誰、問哪一句
- 看起來正常但值得留意的（附徵兆）
規則：
- 每一項要寫出具體數字與變化幅度
- 推測要明確標示「推測」，不要寫成事實
- 只用報表裡有的數字，不要引用外部資料
禁止：
- 不要寫整體評語
- 不要用「大致穩定」「表現良好」這類詞
輸出：依三區順序
08客訴訊息 → 分類與回覆草稿客服信箱一天幾十封，你要知道哪幾封需要你出面
你是我的客服主管助理。
任務：把附上的客訴訊息分類，並產出回覆草稿。
背景：
- 產業：［你的產業］
- 回覆的人是客服專員，不是我
- 需要我親自處理的案件要獨立標出來
輸出格式（每則一組）：
- 案件編號
- 分類（產品／服務／期待落差／溝通問題／其他）
- 客戶真正在意的是什麼（一句）
- 緊急程度（會不會擴散、有沒有法律風險）
- 回覆草稿（口語、不推責、不過度道歉）
- 要不要我出面（是／否，附理由）
規則：
- 回覆草稿要具體，寫出下一步和時間
- 我方有錯就直接承認，不要繞
- 客戶說的事實與情緒分開處理
禁止：
- 不要用「造成您的不便深感抱歉」這種罐頭句
- 不要承諾公司做不到的補償
輸出：先案件清單，再列「需要我出面」的部分
09一門生意值不值得做有人來找你合作，或你自己冒出一個新點子
你是我的商業模式顧問，立場偏保守。
任務：幫我拆解［生意描述］，判斷值不值得投。
背景：
- 我手上已經有六間公司，時間是最稀缺的資源
- 我不缺一個「還可以」的生意，我缺的是不用我盯的生意
- 可投入資金：［金額］，可投入時間：［每週幾小時］
輸出格式：
- 這門生意的錢從哪來（付錢的人是誰、為什麼付）
- 三個月內可以驗證的最小測試（要花多少、怎麼算成功）
- 需要我親自處理的部分有哪些（越多越扣分）
- 最可能死在哪一步
- 如果不做，我會錯過什麼
規則：
- 每一項要有具體數字或可查證的依據
- 說不清楚的地方直接寫「資訊不足，需要先查什麼」
禁止：
- 不要給鼓勵
- 不要列「優點／缺點」這種對稱清單，直接講判斷
輸出：依格式順序，最後一句給明確結論——做、不做、或先驗證什麼
10一份內容 → 多平台再利用你講了一段有料的話，想讓它出現在三個地方
你是我的內容編輯。
任務：把附上的［逐字稿／長文／會議發言］，改寫成三個平台的內容。
背景：
- 帳號定位：一個管六間公司、用 AI 處理營運的老闆
- 讀者：25–45 歲，自己在做生意或想做
- 語氣：短句、平鋪直敘、對成就淡化、數字直接寫
輸出格式：
- IG 貼文（150–250 字）
- Threads 貼文（80–150 字）
- 一則 30 秒口播稿
規則：
- 每個版本都要有一個具體場景或數字
- 結論放前面，理由放後面
- 保留原內容的判斷，不要美化
禁止：
- 不要用「不是⋯⋯而是⋯⋯」「這才是⋯⋯的本質」
- 不要用「你是否曾經」開場
- 不要勵志收尾
輸出：三個版本依序列出
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指令拿到了，
那我六間公司實際怎麼跑？
一個真的在管人、管錢、管廠的人，怎麼把 AI 塞進每天的營運流程
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05 · TEN SHORTCUTS
10 個 AI 創業者最常用的短指令
上面那十個是完整指令，用在固定的重複任務
這十個是短的，我每天都在用，隨手打
① 先問我五個問題再開始
在你開始之前，先問我五個最能改變輸出結果的問題。
我回答完你再動手。
用在需求還沒想清楚的時候。省下的是一整輪重寫
② 列出你不確定的地方
輸出之後，另外列一區：
你在哪些地方是用推測的、哪些是資料裡真的有的。
這一條讓你知道哪裡可以信、哪裡要自己查
③ 反對方
現在換立場。
你是反對這個決策的人，而且你會贏。
把這個計畫打爛，列出三個最致命的問題。
自己做決定的人最缺這個
④ 濃縮但不掉數字
把這段濃縮到 100 字以內。
所有數字、金額、日期、人名一個都不能掉。
要轉發給別人、但原文太長的時候用
⑤ 三個版本
給我三個版本：保守、標準、激進。
每個版本附一句「什麼情況下選這個」。
用在報價、談判、寫信、做決策
⑥ 只給結論
只給我結論和建議動作。
理由壓在最後三行。
趕時間、只想知道下一步做什麼的時候用
⑦ 用我的語氣
以下是我平常寫東西的樣子：
［貼三段你自己寫的文字］
用同樣的語氣重寫這段內容。不要美化，不要變得更正式。
貼樣本比形容詞有效十倍
⑧ 指定表格欄位
用表格輸出，欄位是：［欄位一］、［欄位二］、［欄位三］。
資料裡沒有的填「未載明」。
你已經知道要哪幾欄的時候，直接指定，省掉來回
⑨ 我沒問但該問的
這份文件裡，有哪些事情是我應該注意、但我剛剛沒問到的？
只列三個，每個一句話。
這一條抓到過我好幾次差點漏掉的東西
⑩ 把規則存起來
把我們這輪來回定下來的所有規則，整理成一份可以重複使用的指令。
下次我直接貼這份，你就照這個標準做。
用完這一條，把輸出貼進 Projects 的自訂指令。下次不用再教一次
06 · TOOLS
工具清單：連結、用途、怎麼分工
我不追工具。這幾個是留在我流程裡超過半年的
先講清楚
各家的方案、免費額度、地區支援都會變。以下只寫用途和連結，實際費用請以官網為準
6.1 主力：判斷與長文件
用來做什麼：生圖、即時查詢、需要外掛生態的時候。
分工邏輯：我把它當第二意見。同一個決策問題兩邊都問，答案不一樣的地方就是我要自己查的地方。
用來做什麼：跟 Google 帳號綁在一起的事——Gmail、雲端硬碟、日曆裡的資料。處理音檔和影片也很快。
6.2 資料整理
用來做什麼：丟一堆文件進去，然後對它們提問。它只會用你上傳的資料回答，並且標出出處在哪一份、哪一段。
我的用法：把同一個案子的所有文件（合約、報價、會議記錄、往來信件）全部丟進同一個 notebook，然後問「這個案子目前卡在哪」。它會把散在五份文件裡的線索串起來。
適合的場景：法規、標案、多份合約比對、專案回溯。
用來做什麼：中文會議轉逐字稿。台灣團隊做的，對台灣口音和中英混雜的講話方式辨識得比較準。支援即時錄音和上傳音檔，可以標記不同講話者。
串起來用：會議錄音 → 雅婷出逐字稿 → 丟進 Claude 跑〈場景 01〉→ 待辦表直接發群組。這條線是我用得最頻繁的一條。
用來做什麼：查證。它會附上來源連結。
規矩：任何要放進正式文件的數字，我都會在這裡再查一次。AI 講的數字，沒有來源就不要用。
6.3 產出
把文字大綱變成簡報。內部提案、廠商簡報用這個，十分鐘出一版。
6.4 自動化
用來做什麼：把上面這些串成不用手動的流程。表單進來 → 自動分類 → 丟給 AI 處理 → 結果寫進試算表 → 通知負責人。
建議：先手動跑三個月，確定流程真的有用，再自動化。一開始就自動化，你會花很多時間維護一個沒人在用的流程。
6.5 我的實際分工表
| 事情 | 用什麼 | 為什麼 |
|---|
| 會議錄音轉文字 | 雅婷逐字稿 | 中文準，有語者標記 |
| 逐字稿轉待辦 | Claude | 指令服從度高，不亂補 |
| 多份文件交叉問答 | NotebookLM | 會標出處，不會編 |
| 合約與報價審閱 | Claude | 長文件處理品質一致，願意說不知道 |
| 查數字、找來源 | Perplexity | 有連結可以點進去看 |
| 寫內容、改語氣 | Claude | 語氣樣本學得像 |
| 生圖 | ChatGPT | 生態成熟 |
| 做簡報 | Gamma | 快 |
| 串成自動流程 | n8n | 可以自架，資料不外流 |
07 · SYSTEM
把指令變成系統：Projects 的用法
寫好的指令，用一次就丟掉，那只是省了一次工
要讓它變成系統，你需要把「不會變的部分」存起來
Claude 的 Projects 可以設定自訂指令，這個專案裡的每一段對話都會自動帶上。
我的專案怎麼分
① 營運專案
自訂指令裡放：
我是一間集團的負責人。六間公司，一百多人，橫跨室內設計、工廠、醫美。
在這個專案裡，你的所有輸出都要遵守：
- 結論先講，理由後補
- 數字直接寫，不要用「大幅」「顯著」
- 資料裡沒有的寫「未載明」，不要推測
- 需要我決定的事獨立標出來
- 不要寫鼓勵的話，不要寫總結感想
- 不要加開場白
知識庫裡放：公司組織圖、各部門負責人、常用術語表。之後在這個專案裡問任何營運問題，都不用再解釋一次我是誰
② 內容專案
自訂指令裡放語氣規範、禁用句型清單、平台格式要求。知識庫裡放我自己寫過的十篇文章當語氣樣本。
③ 每個大案子開一個專案
知識庫裡放這個案子的所有文件。案子跑到一半換人接手，把專案分享出去就好。
一個習慣
同一件事不要教第二次
每次跟 AI 來回超過三輪才拿到滿意的結果
就用第 5 節的第 ⑩ 條指令，把這輪定下來的規則整理成指令，貼進專案設定
08 · MISTAKES
常見錯誤與修法
六個最常見的，我自己全部犯過
✕ 一次丟太多事
「幫我看這份報價，順便寫封信回廠商，還有幫我算一下成本。」三件事分三次。合在一起，每一件都做得普通
✕ 用形容詞當標準
「寫得專業一點」「語氣自然一點」它不知道你的專業長什麼樣。貼三段範例，比十個形容詞有用
✕ 沒說資料不足怎麼辦
不講的話，它會自己補。補出來的東西看起來很順，但是假的。每份指令都加下面這一行
資料裡沒有的寫「未載明」，不要推測。推測的部分要明確標示。
✕ 拿到不滿意的結果就重打一次
重打是浪費。直接告訴它哪裡不對，修比重寫快，而且它會記得你的標準
第 3 點太籠統，改成具體動作。
第 5 點是你自己加的，資料裡沒有，刪掉。
其他保留。
✕ 相信它給的數字
任何要對外的數字、法規、日期，自己查一次。這不是 AI 的問題，是流程的問題。你的名字掛在上面，查證是你的事
✕ 想一次做到完美
先用 60 分的指令跑起來。跑三次之後你會知道它最常錯在哪，把那幾條加進「禁止」欄。指令是養出來的，不是寫出來的